架空の会社で作成した見本です。実在のお客様の成果物ではありません。
生成AIの社内利用ルール（1枚版）
1. 目的と対象
生成AIを、文章の下書き・情報の整理・確認の補助に使います。判断と最終の責任は、人が持ちます。このルールは、役員・社員・派遣社員を含む全員が対象です。
2. 使ってよいツール
- 会社が契約し、総務部が管理するアカウントだけを使います。
- 個人のアカウント・無料版・ブラウザの拡張機能に、業務の情報を入れません。
- 新しいツールを使いたいときは、使う前に総務部に相談します。
3. 入力してよい情報・入力しない情報
入力してよい
- 公開済みの自社情報（カタログ、ホームページの内容）
- 個人名・社名・金額を消した文章
- 一般的な質問や、言い回しの相談
入力しない
- お客様・取引先の氏名、連絡先、住所
- 見積金額・原価・契約条件などの社外秘の数字
- 図面・仕様書など、取引先から預かった資料
- 社員の人事・健康に関する情報
- パスワード・アカウントの情報
4. 使う前に、人が確認すること
- 事実・数字・日付・固有名詞が正しいか。
- 価格・納期・約束ごとが、勝手に書かれていないか（書く場合は、担当者が決めて書く）。
- 他社の文章や画像を、そのまま使っていないか。
- お客様に送る文面は、送る前に担当者が読み直す。
5. 生成AIを使わない場面
- 価格・納期・契約の最終判断
- 安全に関わる手順の決定
- 法令・契約の解釈の最終判断
- 事実を確かめられない情報を、そのまま社外に出すこと
6. 困ったとき・間違えたとき
- 入力してはいけない情報を入れてしまったら、すぐ総務部に連絡します。責めるためではなく、早く対応するためです。
- 迷ったら、使う前に相談します。相談窓口：総務部 デジタル化の担当（架空）
7. 見直し
このルールは、使い方の記録と困りごとをもとに、定期的に見直します。